Le déménagement d’une entreprise vers un autre local n’est pas inhabituel. Cependant, il est important de différencier un déménagement de siège social et un déplacement des locaux de l’entreprise. En effet, lors d’un transfert complet du siège social, l’entreprise sera dans l’obligation de suivre une procédure bien définie. Pour ce faire, il faudra constituer un dossier spécifique. Dans cet article, on vous présente les formalités à suivre pour effectuer le transfert du siège social d’une entreprise.
Le transfert du siège social d’une entreprise
Changer l’adresse d’une entreprise se fait lorsque celle-ci décide de modifier la localisation de son siège social. Par conséquent, il faudra entamer une procédure bien déterminée. La première étape étant d’organiser une AGE (Assemblée Générale Extraordinaire). Pour ce faire, il sera nécessaire de s’assurer que diverses obligations sont respectées lorsque les associés seront convoqués. Ajoutez à cela qu’il faudra que la décision soit retranscrite. De ce fait, lors de l’assemblée, il faudra s’assurer de la retranscription du procès-verbal.
Convoquer les associés pour le transfert du siège social
Avant de transférer le siège social d’une société, il faudra s’assurer que l’ensemble des associés sont d’accord avec cette décision. Afin de s’en assurer, il faudra prévoir une assemblée générale extraordinaire. C’est une réunion à laquelle il faudra convier tous les associés dans le but de voter le transfert du siège social. Par la suite, si le vote est favorable, il vous sera possible de transférer le siège. Cependant, pour que cela soit effectif, la modification des statuts de l’entreprise est obligatoire.
Il faut savoir que la convocation des associés pour une assemblée générale extraordinaire doit se faire au moins 21 jours avant la tenue de la réunion. Par contre, dans le cas du changement d’adresse du siège social d’une SAS, il sera nécessaire de consulter les statuts spécifiques de l’entreprise pour connaître les modalités de convocation de l’AGE, ainsi que le délai.
Dans le cas d’une entreprise classique, la convocation à une AGE peut se faire à travers l’envoi d’un courrier recommandé, avec accusé de réception, tout comme vous pouvez remettre les lettres en main propre ou par e-mail. Cependant, pour que cette démarche soit effective, il sera nécessaire que la lettre fasse mention de :
- La date de l’AG, le lieu et l’heure ;
- le type d’AG (ordinaire ou extraordinaire) ;
- le sujet qui va être abordé ;
- les conditions de vote.
L’importance du procès-verbal dans le transfert du siège social
Le greffe du tribunal va exiger un justificatif pour valider le transfert du siège social. Ainsi, pour qu’il puisse opérer une modification de l’extrait Kbis de l’entreprise, il lui faudra le procès-verbal de l’AG. En effet, c’est grâce à ce justificatif qu’il vous sera possible de démontrer que vous avez respecté les modalités caractérisant un transfert de siège social.
Toutefois, pour qu’un procès-verbal soit accepté, il sera nécessaire qu’il mentionne :
- La date de l’assemblée générale et l’heure ;
- les associés présents ;
- les modalités de sommation ;
- un résumé des délibérations ;
- les dossiers présentés durant l’AG ;
- le résultat du vote.
Il faut savoir que vous pourrez trouver des modèles de procès-verbal sur le web. Ainsi, vous pourrez vous inspirer de leur format pour rédiger un justificatif conforme.
Annoncer le transfert du siège social de l’entreprise
La publication d’une annonce dans un journal officiel dédié aux annonces est nécessaire lors d’un changement de siège, peu importe le statut juridique de l’entreprise. De cette manière, l’ensemble des tiers pourra être informé de cette modification. Il faut savoir que cette annonce devra indiquer l’adresse ancienne et nouvelle du siège social de l’entreprise.
En outre, les responsables ont un délai à respecter pour la publication de ce changement d’adresse. En effet, il doit être effectué dans les 30 jours qui suivent la prise de décision, sous peine de recevoir une amende.
